領収書・レシートの保存期間と保存方法｜青色・白色申告の早見表と整理のコツ

確定申告が終わると、1年分のレシートや領収書が入った封筒や箱が残ります。「申告が済んだから捨ててもいいのか」「いつまで取っておけばいいのか」と迷い、何年分もの書類が部屋の片隅にたまっている人も多いのではないでしょうか。

領収書やレシートは、申告の内容を裏付ける大切な証拠です。保存期間は、青色申告か白色申告か、書類の種類によって決まっていて、期間内に捨ててしまうと、税務調査のときに経費を説明できなくなるおそれがあります。

この記事では、個人事業主の帳簿と書類の保存期間、保存期間の数え方、紙のレシートを無理なく整理する方法、なくしたときや文字が消えたときの対処法を整理します。

帳簿・書類の保存期間の早見表

個人事業主が保存しなければならないのは、領収書やレシートだけではありません。帳簿や決算の書類、請求書なども含まれます。国税庁が示している保存期間は次のとおりです。

迷ったときは「帳簿と領収書は7年」と覚えておくと安全です。書類ごとに捨てる時期を分けると管理が複雑になるため、1年分をまとめて7年間保存するという運用にしておくと間違いがありません。

保存期間はいつから数える？

保存期間は、書類を受け取った日からではなく、その年分の確定申告の期限の翌日から数えます。

例えば2026年1月〜12月の取引の書類は、2027年の確定申告（例年2月16日〜3月15日ごろ）の対象になります。申告期限の翌日から7年間保存するので、おおむね2034年3月ごろまで保存することになります。具体的な期限の日付は年によって異なるため、国税庁で確認してください。

• 2026年1月に受け取ったレシートも、12月に受け取ったレシートも、同じ2026年分として扱う
• 保存期間の終わりは「その年分の申告期限の翌日から7年（または5年）」
• 年ごとにまとめて保存しておけば、古い年の分から順に処分できる

なお、保存期間を過ぎた書類でも、減価償却中の資産の購入時の領収書など、まだ申告に関係するものは残しておくと安心です。

紙のレシート・領収書を整理する方法

紙の書類は、細かく分類しすぎると続きません。「月ごとにまとめて、年ごとに箱に入れる」くらいの手軽さで十分です。

1. 財布や机の上にたまったレシートは、週に1回など決まったタイミングで取り出す
2. 私用のレシートと分け、仕事のものだけを残す
3. 会計ソフトや帳簿に入力したものから、月ごとの封筒やクリアファイルに入れる
4. 封筒の表に「2026年10月」のように年月を書く
5. 年が終わったら、12か月分を1つの箱やファイルボックスにまとめ、「2026年分・2034年3月まで保存」のように処分できる時期を書いておく

ノートにレシートを貼る方法もありますが、枚数が多いと手間がかかります。帳簿と照らし合わせられれば十分なので、月ごとにまとめる程度で問題ありません。日付順に並んでいなくても、月が分かれば探す範囲は限られます。

スキャンやスマホ撮影で保存したい場合

紙のレシートをスキャンやスマホ撮影でデータにして、紙を捨てたいと考える人もいるでしょう。これは電子帳簿保存法の「スキャナ保存」という制度で認められていますが、読み取りの期限や解像度、タイムスタンプなど、満たすべき要件が決まっています。

• 要件を満たしていれば、データを原本の代わりにできる
• 要件を満たしていない場合は、データ化しても紙の原本を保存する必要がある
• 会計ソフトのスマホアプリで撮影する場合も、そのサービスがスキャナ保存の要件に対応しているかの確認が必要

スキャナ保存の要件は見直しが続いています。紙を処分する前に、2026年10月時点の情報ではなく、最新の内容を国税庁の公式情報で確認してください。迷う場合は、データ化は入力の手間を減らすために使い、紙の原本も箱に保存しておく方法が確実です。

なくした・文字が消えたときの対処法

レシートの紛失や、感熱紙の文字が薄くなるのはよくあることです。次のように対処しましょう。

• 領収書をなくした：支払った相手に再発行を頼めるか確認します。難しい場合は、日付・支払先・金額・内容・目的をメモした「出金伝票」などで記録を残します。
• もともと領収書が出ない支払い：電車・バスの運賃や慶弔費などは、出金伝票やメモに日付・行き先・金額・目的を残します。交通系ICカードの利用履歴も記録として役立ちます。
• カードや口座から支払った：利用明細や通帳の記録で支払いの事実は確認できますが、何を買ったかが分からないため、購入内容のメモを添えておきます。
• 感熱紙の文字が消えそう：受け取ったら早めにコピーを取るか、撮影しておきます。原本は、高温や光を避けて保管すると文字が残りやすくなります。

出金伝票やメモは、領収書があることに比べると証拠としての力は弱くなります。高額な支払いほど、領収書をもらって保存することを意識しましょう。

書類の処分と保存のチェックリスト

保存期間を過ぎた書類を処分するとき

保存期間が過ぎた年の書類は、処分してかまいません。ただし、領収書や請求書には、自分や取引先の氏名・住所・口座番号などの個人情報が含まれていることがあります。処分するときは次の点に気をつけましょう。

• そのまま資源ごみに出さず、シュレッダーにかけるか、溶解処理のサービスを利用する
• 減価償却が続いている資産の購入時の書類や、契約が続いている取引先との契約書は残しておく
• 処分する前に、その年の確定申告書と決算書の控えは別に残しておくと、過去の所得を確認したいときに役立つ
• 会計ソフトのデータも、解約や乗り換えの前に、保存期間内の分を出力して保存しておく

会計ソフトを乗り換えたり解約したりすると、過去の帳簿データを閲覧できなくなることがあります。帳簿も書類と同じく保存が必要なので、データの出力方法をあらかじめ確認しておきましょう。

保存のチェックリスト

日々の保存と、年末・申告後にやることをまとめます。

• 仕事の支払いでは、領収書かレシートを必ず受け取っている
• 私用のレシートと仕事のレシートを分けている
• 月ごとに封筒やファイルにまとめている
• 領収書のない支払いは、出金伝票やメモで記録している
• 感熱紙のレシートは、早めにコピーや撮影をしている
• データで受け取った領収書は、データのまま保存している
• 年ごとに箱にまとめ、処分できる時期を書いている
• 帳簿（会計ソフトのデータを含む）も、書類と同じ期間保存している

まとめ

領収書やレシートは、青色申告なら原則7年、白色申告なら5年などの保存期間があり、申告期限の翌日から数えます。迷ったら「帳簿と書類は1年分まとめて7年保存」と決めておくと安全です。

次にやることは、次の3つです。

1. 手元にある過去の書類を年ごとに分け、それぞれの処分できる時期を書き出す
2. 今年の分から、月ごとの封筒やファイルでまとめる習慣をつける
3. 紙をデータ化して処分したい場合は、スキャナ保存の要件を国税庁で確認し、迷う場合は税務署や税理士に相談する