電子帳簿保存法とフリーランス｜電子取引データの保存方法とやることチェックリスト
メールやWebで受け取った請求書・領収書は、データのまま保存するのが電子帳簿保存法のルールです。3つの区分、電子取引データの保存の考え方、ファイル名の付け方と事務処理規程など、ひとりでもできる対応を整理します。
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サブスクの領収書はメールで届き、ネット通販の購入明細はWebでダウンロード、取引先からの請求書はPDF。フリーランスの仕事では、紙の書類よりもデータで受け取る書類のほうが多くなっています。こうしたデータを「印刷して保存すればいい」と思っていると、電子帳簿保存法のルールに合わないことがあります。
電子帳簿保存法と聞くと難しそうですが、ひとりで仕事をするフリーランスが押さえるべきことは、それほど多くありません。大切なのは「データで受け取ったものは、データのまま、後から探せる形で残す」ことです。
この記事では、電子帳簿保存法の3つの区分、フリーランスに関係が深い電子取引データの保存の考え方、ファイルの整理方法、今日からできるチェックリストを紹介します。
電子帳簿保存法とは？3つの区分
電子帳簿保存法は、税金に関係する帳簿や書類を、紙ではなくデータで保存するときのルールを定めた法律です。対象は大きく3つに分かれます。
| 区分 | 内容 | フリーランスへの関係 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトなどで作った帳簿や決算書類を、データのまま保存する | 任意。紙に印刷して保存してもよい |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った領収書などを、スキャンやスマホ撮影でデータにして保存する | 任意。紙のまま保存してもよい |
| 電子取引データの保存 | メールやWebなど、データで受け取った・送った取引情報を保存する | 申告をする事業者は対応が必要 |
このうち、すべての事業者に関係するのが「電子取引データの保存」です。2024年1月以降に行う電子取引については、データのまま保存することが求められています。ここでいう電子取引とは、取引の情報（請求書・領収書・見積書・注文書など）をデータでやり取りすることです。
フリーランスに多い「電子取引」の例
次のようなものは、電子取引に当たります。思っている以上に身近なものが多いことが分かります。
- メールに添付されたPDFの請求書や領収書
- ネット通販やサブスクの管理画面からダウンロードする領収書・購入明細
- クラウド型の請求書サービスで受け取る・送る請求書
- クレジットカードの利用明細をWebで確認したもの
- キャッシュレス決済やスマホアプリで受け取る電子レシート
- クラウドソーシングなどのプラットフォームで発行される支払明細
- 自分が作ってPDFで送った請求書や見積書の控え
受け取ったものだけでなく、自分が送ったものも対象です。請求書をPDFで送っている場合は、送った請求書のデータも保存しておく必要があります。
電子取引データの保存で求められること
電子取引データの保存では、大きく分けて「改ざんされていないことを確保する」ことと「後から確認・検索できるようにする」ことが求められています。国税庁が示している主な考え方は次のとおりです。
改ざんされていないことの確保（真実性）
次のいずれかの方法で、データが後から書き換えられていないことを確保します。
- タイムスタンプが付いたデータを受け取る、または自分で付ける
- 訂正や削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないクラウドサービスなどで受け取り・保存する
- 「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作り、そのルールに沿って運用する
ひとりで仕事をしているフリーランスにとって取り組みやすいのは、事務処理規程を作る方法です。国税庁のWebサイトに個人事業者向けのひな形が用意されているので、名前などを書き換えて手元に保管しておきます。
後から確認・検索できること（可視性）
- パソコンなどの画面やプリンターで、データの内容をすぐに表示・印刷できるようにしておく
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしておく
検索の要件については、基準期間の売上高が一定額以下で、税務調査の際にデータの提示や提出（ダウンロードの求め）に応じられる場合は不要とされるなど、緩和の措置があります。対象となる条件は見直されることがあるため、自分が当てはまるかは国税庁の最新情報で確認してください。ただし、検索の要件が不要な場合でも、必要なときにすぐ取り出せるよう整理しておくことに変わりはありません。
ひとりでもできる保存の方法
特別なシステムを使わなくても、パソコンのフォルダとファイル名の工夫で整理できます。次の手順で始めてみましょう。
- 保存用のフォルダを決める（例：「電子取引」フォルダの中に年ごとのフォルダを作る）
- 受け取ったデータは、加工せずにそのままの形式で保存する
- ファイル名を「取引年月日_取引先_金額」の形にそろえる（例：20261015_株式会社サンプル_33000.pdf）
- 国税庁のひな形をもとに、訂正削除の防止に関する事務処理規程を作って保管する
- パソコンの故障に備えて、クラウドストレージなどにバックアップを取る
ファイル名を統一しておけば、パソコンの検索機能で日付・取引先・金額のいずれからでも探せます。取引が多い場合は、日付・取引先・金額を一覧にした表（索引簿）を作る方法もあります。会計ソフトやクラウドの書類管理サービスに保存機能がある場合もありますが、電子帳簿保存法のどの要件に対応しているかは、各サービスの公式サイトで確認してください。
よくある疑問と注意点
- 印刷して紙で保存すればよいのでは？：電子取引のデータは、原則としてデータのまま保存する必要があります。印刷した紙だけを保存する方法は、原則として認められていません。
- メールは全部保存するの？：保存が必要なのは取引の情報です。請求書や領収書が添付されたメールなら、添付ファイルを保存すれば足りる場合が多いです。本文に金額などが書かれている場合は、本文をPDFにして保存する方法があります。
- Webの明細はいつでも見られるから大丈夫？：サービスによっては一定期間が過ぎると閲覧できなくなります。必要なものは早めにダウンロードしておきましょう。
- いつまで保存するの？：保存期間は、紙の書類と同じ考え方で、青色申告なら原則7年などと決められています。
- 65万円控除の「優良な電子帳簿」とは別の話？：はい。優良な電子帳簿は会計帳簿をデータで保存する際の上乗せの要件で、電子取引データの保存とは別の制度です。
このほか、要件を満たして保存できなかったことに相当の理由がある場合の猶予の措置なども設けられています。自分のやり方で問題がないか不安な場合は、税務署や税理士に確認してください。
まとめ
電子帳簿保存法のうち、フリーランスが必ず押さえたいのは電子取引データの保存です。データで受け取った・送った請求書や領収書は、データのまま、改ざんされない工夫をしたうえで、日付・取引先・金額で探せる形にして保存します。
次にやることは、次の3つです。
- メール・ネット通販・サブスク・請求書サービスなど、データで受け取っている書類を洗い出す
- 保存用のフォルダとファイル名のルールを決め、今年分のデータを整理する
- 国税庁のひな形をもとに事務処理規程を作り、最新の要件を国税庁の公式情報で確認する
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