確定申告の必要書類チェックリスト｜個人事業主・副業の人が用意するもの
確定申告の必要書類は、働き方と受ける控除によって変わります。全員に共通するもの、収入・経費の書類、控除の書類をチェックリストで整理し、届く時期の目安と保管のコツも解説します。
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確定申告の時期が近づくと、「何を用意すればいいのか」「この書類は提出が必要なのか、手元に置いておくだけでいいのか」と迷うことがよくあります。書類が一つ足りないだけで作業が止まり、期限直前に慌てることにもなりかねません。
必要な書類は、働き方（個人事業主か、会社員の副業か）と、受ける控除によって変わります。あらかじめ自分に必要なものを洗い出し、届く時期を把握しておけば、申告の準備はぐっと楽になります。
この記事では、確定申告の必要書類を「全員に共通するもの」「収入と経費に関するもの」「控除に関するもの」に分けてチェックリストにし、書類が届く時期の目安と保管のポイントを整理します。2026年分の申告（2027年に行うもの）を前提にしています。
必要書類は「提出するもの」と「手元に保管するもの」に分かれる
確定申告の書類は、大きく2種類に分けて考えると整理しやすくなります。
- 提出・添付するもの：確定申告書、青色申告決算書または収支内訳書、一部の控除の明細書など
- 申告書の作成に使い、手元に保管するもの：帳簿、領収書・レシート、請求書の控え、源泉徴収票、各種の控除証明書など
e-Taxで申告する場合は、源泉徴収票や一部の控除証明書などの提出を省略できます。ただし、その内容は入力する必要があり、税務署から求められたときに提示できるよう保管しておく必要があります。「出さなくていい＝なくてもいい」ではない点に注意しましょう。
全員に共通する書類
働き方にかかわらず、確定申告をする人が用意するものです。
| 書類・情報 | 用途 | 補足 |
|---|---|---|
| 確定申告書（第一表・第二表） | 申告の本体 | 作成コーナーや会計ソフトで作成するのが一般的 |
| マイナンバーカード | マイナンバーの記載、e-Taxでの本人確認 | 書面で提出する場合は、番号確認と本人確認の書類の写しが必要 |
| 還付金を受け取る口座の情報 | 税金が戻る場合の振込先 | 本人名義の口座 |
| 前年の申告書の控え | 記入内容や繰り越す金額の確認 | 2回目以降の申告で参考になる |
| 予定納税の通知と納付額 | すでに納めた税額の差し引き | 予定納税をした人のみ |
収入と経費に関する書類（個人事業主・副業）
事業の所得や副業の所得を計算するための書類です。働き方ごとに確認しましょう。
個人事業主・フリーランス
- 帳簿（会計ソフトのデータ、仕訳帳・総勘定元帳など）
- 青色申告決算書（青色申告の人）または収支内訳書（白色申告の人）
- 売上の根拠となる請求書の控え、入金がわかる通帳や明細
- 経費の根拠となる領収書・レシート、クレジットカードの利用明細
- 取引先ごとの報酬額と源泉徴収された税額の一覧
- 減価償却の対象となる資産（パソコン・機材など）の購入日と金額の記録
- 家事按分をしている費用の、按分の割合と根拠のメモ
取引先から「支払調書」が届くことがありますが、支払調書は取引先が税務署に提出するための書類で、本人への交付は義務ではありません。届かない取引先の分も含めて、請求書や入金記録から自分で集計できるようにしておきましょう。
会社員の副業
- 本業の給与の源泉徴収票（年末調整後に勤務先から受け取る）
- 副業の収入がわかる資料（請求書の控え、入金の記録、プラットフォームの売上明細など）
- 副業の経費の領収書・レシート
- 副業がアルバイトなどの給与の場合は、その勤務先の源泉徴収票
控除に関する書類
所得控除や税額控除を受けるための書類です。該当するものだけを用意します。
| 控除 | 主な書類 | 届く時期の目安・入手先 |
|---|---|---|
| 社会保険料控除（国民年金） | 社会保険料（国民年金保険料）控除証明書 | 日本年金機構から例年11月ごろ（年の途中で初めて納めた人は翌年2月ごろの場合も） |
| 社会保険料控除（国民健康保険） | 1年間の納付額がわかるもの（納付書の控え、通帳など） | 証明書の発行は市区町村によって異なる |
| 小規模企業共済等掛金控除 | 小規模企業共済やiDeCoの掛金払込証明書 | 各運営機関から例年秋〜年末ごろ |
| 生命保険料控除・地震保険料控除 | 各保険会社の控除証明書 | 例年10〜11月ごろ |
| 医療費控除 | 医療費控除の明細書、医療費通知 | 領収書をもとに自分で作成 |
| 寄附金控除（ふるさと納税など） | 寄附金受領証明書、または対象の仲介サイトなどが発行する年間の寄附の証明書 | 寄附先の自治体や仲介サイトから |
| 住宅ローン控除（初年度） | 借入金の残高に関する書類、登記事項証明書など | 必要な書類は入居時期などで異なるため国税庁で確認 |
マイナポータル連携を使うと、対応している発行元の控除証明書や医療費の情報を、申告書の作成時に自動で取り込めます。取り込めない分は、手元の書類を見ながら入力します。
ふるさと納税や医療費控除を個人事業主が申告するときの扱いについては、別の記事で詳しく解説しています。
書類を集めるスケジュールと保管のコツ
書類は届く時期がばらばらなので、受け取るたびに1か所にまとめておくのが確実です。おおまかなスケジュールは次のとおりです。
- 10〜11月：生命保険料控除証明書、国民年金の控除証明書などが届く。届いたら申告用のフォルダや封筒にまとめる
- 12月：ふるさと納税の寄附をした人は受領証明書を確認する。年内の領収書を整理し、帳簿の入力を進める
- 1月：会社員は源泉徴収票を受け取る。取引先ごとの報酬と源泉徴収税額を集計する
- 2月：決算書・収支内訳書を仕上げ、控除の書類をそろえて申告書を作成する
保管のポイントは次のとおりです。
- 紙の書類は、年ごとに「収入」「経費」「控除」の3つに分けて保管する
- スマホで撮影した画像やPDFも、年ごとのフォルダに分けて保存する
- メールやWebで受け取った請求書・領収書などの電子データは、電子帳簿保存法の電子取引のルールに沿った保存が求められる
- 帳簿や書類の保存期間は、書類の種類や青色・白色の別によって異なる
書類が見つからないときの対処
申告の直前になって書類が見当たらないこともあります。慌てずに、発行元に再発行を依頼できるかを確認しましょう。
- 源泉徴収票：勤務先（退職した場合は前の勤務先）に再発行を依頼する
- 国民年金の控除証明書：日本年金機構に再発行を依頼する。ねんきんネットなどで電子データを取得できる場合もある
- 生命保険料などの控除証明書：各保険会社に再発行を依頼する。会員サイトから取得できることもある
- ふるさと納税の受領証明書：寄附先の自治体、または利用した仲介サイトに問い合わせる
- 経費の領収書：クレジットカードの利用明細や振込の記録など、支払いを確認できる記録を残しておく
再発行には日数がかかることがあるため、書類がそろっているかの確認は1月中に済ませておくのが安心です。
まとめ
確定申告の必要書類は、全員に共通するもの、収入と経費に関するもの、控除に関するものの3つに分けて考えると整理できます。e-Taxでは提出を省略できる書類もありますが、内容の入力と保管は必要です。控除証明書は秋から年末にかけて届くものが多いので、受け取ったらすぐに1か所にまとめましょう。
次にやることは、この記事のチェックリストを見ながら、自分に必要な書類に印をつけることです。そのうえで、すでに手元にある書類をまとめ、まだ届いていないものは届く時期をカレンダーに登録しておきましょう。個別の控除の可否など判断に迷う点は、税務署や税理士に確認してください。
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