クラウドストレージの選び方とバックアップ｜同期との違いと3-2-1の考え方

「PCが急に起動しなくなった」「間違えてファイルを上書きしてしまった」。会社員なら情報システムの担当者に相談できる場面でも、フリーランスは自分で対処しなければなりません。納品前のデータや請求書、帳簿のデータを失うと、仕事の信用や確定申告にも影響します。

クラウドストレージを使っているから大丈夫、と考えている人もいるかもしれません。しかし、クラウドストレージの「同期」はバックアップとは役割が異なり、使い方によってはデータを守りきれないことがあります。

この記事では、特定のサービスをすすめるのではなく、クラウドストレージを選ぶときの判断の軸、同期とバックアップの違い、バックアップの基本的な考え方と手順を整理します。自分のWebサイトのバックアップについては、別の記事で詳しく解説します。

クラウドストレージでできることと役割

クラウドストレージとは、インターネット上のサーバーにファイルを保存できるサービスです。仕事で使うと、主に次のようなことができます。

• 複数の端末からアクセスする：自宅のPC、外出先のノートPC、スマホから同じファイルを開ける
• ファイルを共有する：取引先にリンクを送って、大きなファイルを受け渡す
• 共同で編集する：同じ文書や表を、取引先と同時に編集する
• 端末の故障に備える：PCが壊れても、クラウド上にファイルが残っている

一方で、インターネットにつながらない場所ではファイルを開けない場合があることや、サービスの障害やアカウントのトラブルでアクセスできなくなる可能性があることも理解しておきましょう。

「同期」と「バックアップ」は別物

多くのクラウドストレージは、PCの中のフォルダとクラウド上のファイルを同じ状態に保つ「同期」という仕組みで動いています。便利な一方、次のような点に注意が必要です。

つまり、同期だけに頼っていると、間違えて削除したり上書きしたりした操作も、そのままクラウドに反映されてしまいます。サービスによっては削除したファイルや過去の版（バージョン履歴）を一定期間残す機能がありますが、保存される期間や条件はサービスやプランによって異なります。公式サイトで確認しておきましょう。

クラウドストレージを選ぶ判断の軸

仕事で使うクラウドストレージは、次の軸で比べると選びやすくなります。料金や容量の条件は変わりやすいため、具体的な内容は公式サイトで確認してください。

• 容量：扱うファイルの大きさと量に対して足りるか。写真や動画を扱う人は特に重要です。
• 取引先との相性：取引先が使っているサービスや、共同編集で使う文書ソフトと連携しやすいか。
• 共有の管理：共有リンクに有効期限やパスワードを設定できるか、閲覧のみ・編集可などの権限を分けられるか。
• バージョン履歴と復元：過去の版や削除したファイルを、どのくらいの期間さかのぼって戻せるか。
• セキュリティ：二段階認証に対応しているか、ログインの履歴を確認できるか。
• 使う端末：MacとWindows、スマホなど、自分の端末すべてで使いやすいアプリがあるか。

取引先から特定のサービスでのやり取りを指定されることもあります。普段使いのサービスとは別に、取引先ごとに使い分けることになっても困らないよう、フォルダの整理方法を決めておくと混乱しにくくなります。

バックアップの基本「3-2-1」の考え方

バックアップの考え方としてよく知られているのが「3-2-1」です。

• 3：データを3つ持つ（元のデータと、複製を2つ）
• 2：2種類以上の異なる保存先に分ける（PC本体と外付けストレージなど）
• 1：そのうち1つは離れた場所に置く（クラウドなど）

例えば、PC本体のデータ、外付けのSSDやHDDへの定期的なバックアップ、クラウドへのバックアップという組み合わせが考えられます。こうしておくと、PCの故障、外付けストレージの故障、火災や盗難など、どれか1つが起きても残りから戻せる可能性が高くなります。

個人の仕事で完全に実践するのは手間に感じるかもしれませんが、少なくとも「PCとは別の場所に、過去の時点に戻せる複製がある」状態を目指しましょう。MacやWindowsには、外付けストレージに定期的にバックアップを取る機能が標準で用意されています。

今日からできるバックアップの手順

次の順番で進めると、無理なくバックアップの仕組みを作れます。

1. 守るデータを洗い出す：制作中・納品済みのデータ、契約書や請求書、帳簿や領収書のデータ、各種設定ファイルなど
2. 保存場所を整理する：仕事のデータをいくつかのフォルダにまとめ、デスクトップなどに散らばらないようにする
3. 外付けストレージへの自動バックアップを設定する：OSの標準機能などを使い、定期的に取る
4. クラウドにもう1つ複製を置く：同期用とは別のフォルダやサービスに残す、またはバージョン履歴の期間を確認する
5. 復元を試す：ファイルを1つ選んで、実際に戻せるか確認する
6. 見直しの日を決める：数か月に一度、バックアップが続いているか、容量が足りているかを確認する

取引先のデータを扱うときの注意点

取引先から預かったデータには、契約で保管方法や保存期間、削除の時期が決められていることがあります。秘密保持契約（NDA）を結んでいる場合は、クラウドへの保存やバックアップの方法が契約の内容に沿っているかを確認しましょう。

• クラウドへの保存が認められているか、使ってよいサービスの指定があるか
• 共有リンクを、関係者以外が開ける設定にしていないか
• 案件が終わったあと、データの削除や返却を求められていないか
• バックアップに残った複製も、削除の対象として管理しているか

また、帳簿や請求書、電子で受け取った領収書などのデータは、税務上の保存期間が定められています。電子取引のデータ保存のルールは見直しが続いているため、2026年10月時点の情報ではなく、最新の内容を国税庁の公式情報で確認してください。

まとめ

クラウドストレージは、複数の端末からのアクセスやファイルの共有に便利ですが、同期はバックアップの代わりにはなりません。削除や上書き、ウイルスの被害に備えて、「3-2-1」の考え方を参考に、PCとは別の場所に過去の時点に戻せる複製を残しておきましょう。

次にやることは、守るべき仕事のデータを洗い出し、外付けストレージへの自動バックアップを設定することです。設定したら、ファイルを1つ選んで実際に復元できるか試してみてください。