打ち合わせメモ・議事録をAIでまとめる方法｜要約・宿題整理のプロンプト例

オンラインでの打ち合わせが増え、話した内容をメモしながら進行するのが大変だと感じている人は多いのではないでしょうか。ひとりで仕事をしているフリーランスは、打ち合わせの進行、メモ、議事録の作成、宿題の管理まで、すべて自分で担う必要があります。

この記事では、打ち合わせのメモや文字起こし（音声を文字にしたもの）から、生成AIで議事録をまとめる方法を紹介します。録音や文字起こしを使う前に確認すること、議事録の基本の型、決定事項と宿題（To Do）の整理、共有前のチェックまでを、プロンプト例とあわせてまとめました。

AIの要約は便利ですが、聞き間違いや解釈の違いが入ることがあります。議事録は合意内容の記録になるため、人が確認することを前提に使いましょう。

AIで議事録を作る2つのパターン

AIを議事録づくりに使う方法は、大きく分けて2つあります。自分の状況に合わせて選びましょう。

Web会議ツールの中には、文字起こしや要約の機能を備えたものもあります。使える機能や条件はツールやプランによって異なるため、公式の説明で確認してください。

録音・文字起こしの前に確認すること

文字起こしを使う場合は、打ち合わせの前に次の点を確認しておきましょう。

• 参加者の了承：録音や文字起こしをすることを事前に伝え、了承を得る
• 取引先のルール：取引先によっては、録音や外部のAIサービスの利用を社内ルールで制限している場合がある
• 契約上の制限：秘密保持契約などで、打ち合わせ内容の扱いが定められていないか
• データの扱い：使うツールやAIサービスで、録音データや文字起こしがどこに保存され、どう扱われるか

了承を求めるときは、目的を添えて伝えると受け入れてもらいやすくなります。

• 「打ち合わせの冒頭で、議事録作成のために録音と文字起こしをしてよいか確認する一言を作ってください。用途は議事録の作成のみで、作成後は録音を削除する予定です。丁寧で簡潔な言い方にしてください。」

議事録の基本の型

AIに議事録を頼むときは、出力の型を指定すると、毎回同じ形でまとまり、読み手にとってもわかりやすくなります。フリーランスの打ち合わせであれば、次の項目があれば十分なことが多いでしょう。

1. 日時・参加者・打ち合わせの目的
2. 決定事項（決まったこと）
3. 宿題（誰が・何を・いつまでに）
4. 保留事項（決まらなかったこと、次回に持ち越すこと）
5. 主な議論の要点
6. 次回の予定

議事録の型は、一度決めたら毎回同じものを使うのがおすすめです。型をメモ帳などに保存しておき、AIへの依頼文に貼り付けて使えば、打ち合わせの種類が違っても同じ形の議事録がそろい、あとから過去の内容を探すときにも見つけやすくなります。

決定事項と宿題を上のほうに置くのがポイントです。議事録を読む人の多くは、「結局何が決まって、自分は何をすればいいのか」を知りたいからです。

場面別のプロンプト例

取引先の社名や人名、未公開の情報などは、入力前に「A社」「担当者B」のように伏せておきましょう。

メモや文字起こしから議事録を作る

• 「次の打ち合わせメモから議事録を作ってください。項目は、目的、決定事項、宿題（担当・内容・期限）、保留事項、議論の要点、次回予定の順にしてください。メモにない内容は推測で補わず、不明な箇所は『要確認』と書いてください。（メモを貼り付ける）」
• 「次の文字起こしは、聞き間違いや言い間違いを含んでいる可能性があります。話の流れから不自然な箇所を指摘したうえで、要点を議事録の形にまとめてください。」

決定事項と宿題を整理する

• 「次の議事録から、宿題だけを抜き出して表にしてください。列は担当者、内容、期限、状況にしてください。期限が明言されていないものは『期限未定』としてください。」
• 「この打ち合わせで、決まったように聞こえるが実は合意が曖昧な点があれば挙げてください。」

共有用のメールにする

• 「次の議事録を、打ち合わせのお礼を兼ねて取引先に共有するメールにしてください。決定事項と宿題を箇条書きで示し、認識違いがあれば知らせてほしいと添えてください。」

打ち合わせの前に準備する

議事録の質は、打ち合わせ前の準備でも変わります。確認したいことを事前に整理しておけば、メモも取りやすくなり、AIでまとめるときの抜けも減らせます。

• 「明日、Webサイト制作の初回打ち合わせがあります。目的は要件の確認です。確認すべき項目を、優先度の高い順に10個挙げ、打ち合わせのアジェンダ（議題の一覧）の形にしてください。」
• 「次のアジェンダに沿ってメモを取りやすいよう、各議題の下に『決定事項』『宿題』『保留』を書き込める枠を付けたメモの雛形を作ってください。」

社内向け・自分用のメモにする

取引先に共有する議事録とは別に、自分用の振り返りメモを作っておくと、次回の打ち合わせや提案に役立ちます。

• 「この議事録をもとに、次回の打ち合わせまでに私が準備すべきことと、相手の関心が高そうだった話題を整理してください。」
• 「これまでの3回分の議事録を時系列で読み、決定事項がどう変わってきたかを一覧にしてください。変更があった項目には理由も添えてください。」

複数回の打ち合わせをまたいで要件が変わる案件では、決定事項の変化をたどれるようにしておくと、追加費用や納期の相談をするときの根拠としても役立ちます。

共有前のチェックリスト

議事録は、後から「言った・言わない」を防ぐための記録です。AIでまとめた内容を共有する前に、次の点を確認しましょう。

• 決定事項が、実際に合意した内容と一致しているか
• 宿題の担当者と期限が正しいか、抜けている宿題はないか
• 金額・日付・数量などの数字が正しいか
• 話していない内容や、推測で補われた内容が入っていないか
• 相手の発言のニュアンスが変わっていないか（強すぎる・弱すぎる表現になっていないか）
• 伏せ字が正式な名前に戻っているか

あわせて、自分の宿題はタスク管理ツールやカレンダーに登録しておきましょう。議事録を作って終わりにせず、次の行動につなげることが大切です。

まとめ

AIを使えば、打ち合わせのメモや文字起こしから、決定事項と宿題がひと目でわかる議事録を短時間で作れます。ただし、録音や文字起こしには参加者の了承が必要で、AIの要約には聞き間違いや解釈の違いが含まれることがあります。共有前に、決定事項・宿題・数字を自分で確認することを忘れないでください。

まずは次の打ち合わせで、この記事の議事録の型を使い、手書きメモからAIで整える方法を試してみてください。慣れてきたら、取引先の了承を得たうえで文字起こしの活用も検討するとよいでしょう。