請求・入金確認のメール文面をAIで作る｜送付・確認・お礼のプロンプト例

請求書を送るときのメールや、入金が確認できないときの問い合わせは、フリーランスが避けて通れない連絡です。お金の話は言い方ひとつで印象が変わるため、「失礼にならないか」「強すぎないか」と悩んで、短いメールに時間がかかってしまう人も多いのではないでしょうか。

この記事では、請求・入金確認にまつわるメールの文面を生成AIで作る方法を紹介します。請求書の送付、入金確認のお願い、入金のお礼といった場面別のプロンプト例と、トーン（文章の印象）の調整のしかた、送る前に確認したいポイントをまとめました。

請求書そのものの書き方や、入金が大きく遅れた場合の対応手順は、別の記事で詳しく解説します。ここではメール文面づくりに絞って説明します。

請求まわりのメールでAIが役立つ理由

請求まわりのメールは、伝えるべき内容がある程度決まっている一方で、相手との関係や状況に応じて言い回しを変える必要があります。生成AIは、こうした「型は決まっているが、微調整が必要な文章」を作るのが得意です。

• 必要な情報（請求金額、支払期日、振込先の案内など）を漏れなく文面に入れられる
• 丁寧さや柔らかさの度合いを、指示ひとつで調整できる
• 何度も使う文面をテンプレートにしておける

一方で、AIはあなたと取引先とのこれまでのやりとりを知りません。金額や期日などの事実は自分で入れ、文面は必ず確認してから送りましょう。

場面別のプロンプト例

取引先の社名や担当者名、金額などは、AIには「A社」「【金額】」のように伏せて入力し、出力を受け取ってから自分で書き込むのが安全です。

請求書を送付するとき

• 「フリーランスとして受けた案件の請求書を、PDFで取引先に送るメールを作ってください。件名も付けてください。金額は【金額】、支払期日は【期日】、請求書番号は【番号】と空欄にしてください。丁寧ですが簡潔な文面にしてください。」
• 「毎月定額で受けている業務の請求書を送るメールを作ってください。毎月同じ担当者に送るので、かしこまりすぎない文面にしてください。」

支払期日の前に念のため案内するとき

• 「初めて取引する会社に、請求書の受け取り確認と支払期日の案内をするメールを作ってください。催促ではなく、念のための確認だと伝わる表現にしてください。」

入金が確認できないとき（1回目）

• 「支払期日を過ぎても入金が確認できない取引先に、確認をお願いするメールを作ってください。こちらの確認漏れの可能性にも触れ、相手を責めない表現にしてください。行き違いで入金済みの場合のお詫びの一文も入れてください。」

入金が確認できないとき（2回目以降）

• 「1回目の確認メールに返信がない取引先に、2回目の確認メールを作ってください。丁寧さは保ちつつ、入金予定日を教えてほしいことをはっきり伝えてください。」

入金を確認したとき

• 「入金を確認したことを伝え、お礼を述べるメールを作ってください。今後の取引にもつながるよう、短く感じのよい文面にしてください。」

請求書の修正や再発行を伝えるとき

• 「送った請求書に記載の誤りがあったため、修正版を再送するメールを作ってください。お詫びと、どこを修正したか、前の請求書は破棄してほしいことを簡潔に伝えてください。」

取引先から支払日の変更を相談されたとき

• 「取引先から、社内の都合で支払いを2週間遅らせてほしいと相談がありました。了承しつつ、新しい支払予定日を確認するメールを作ってください。今後の支払いサイクルは変わらないかも確認したいです。」

トーンを調整するコツ

AIが作った文面が「堅すぎる」「よそよそしい」「逆に軽すぎる」と感じたら、追加で指示を出して調整します。次の表は、よく使う調整の指示の例です。

自分がふだん書いているメールを1通、固有情報を伏せたうえで貼り付け、「この文体に合わせてください」と頼むのも効果的です。自分らしさが残り、取引先から見ても違和感の少ない文面になります。

• 「次は私がふだん取引先に送っているメールの例です。この文体や言葉づかいに合わせて、請求書送付のメールを書いてください。（例文を貼り付ける）」

件名を工夫する

請求まわりのメールは、取引先の経理担当者に転送されることもあります。件名を見ただけで「誰からの、何の、いつの請求か」がわかると、相手の処理がスムーズになります。

• 「請求書送付メールの件名の案を5つ出してください。差出人、対象の月、案件名が件名だけでわかるようにしてください。案件名は【案件名】としてください。」

送る前のチェックリスト

お金に関するメールは、誤りがあると信頼にかかわります。AIで作った文面を送る前に、次の順で確認しましょう。

1. 宛先・担当者名・社名が正しいか（伏せ字のまま残っていないか）
2. 金額・支払期日・請求書番号が請求書の原本と一致しているか
3. 振込先の案内が正しいか、請求書と食い違っていないか
4. 請求書ファイルを添付したか、ファイル名はわかりやすいか
5. 相手を責める表現や、事実と違う内容が入っていないか
6. 件名だけで用件がわかるか

テンプレート化して手間を減らす

請求まわりのメールは、毎月・毎案件で繰り返し発生します。AIで一度整えた文面を、次の場面ごとにテンプレートとして保存しておくと便利です。

• 請求書送付（初回の取引先向け／継続の取引先向け）
• 支払期日前の念のための案内
• 入金確認のお願い（1回目／2回目）
• 入金のお礼

テンプレートを作るときも、AIに手伝ってもらえます。

• 「次のメール文面を、毎回使い回せるテンプレートにしてください。毎回変わる部分（取引先名、金額、期日、対象の月など）は【 】で示してください。（確認済みの文面を貼り付ける）」

テンプレートは、金額や期日など変わる部分を【 】で示しておくと、入れ忘れを防げます。また、取引先ごとに支払いのサイクル（月末締め翌月末払いなど）が違う場合は、メモとして添えておくと確認がしやすくなります。

まとめ

請求・入金確認のメールは、型が決まっている一方で言い回しに気をつかう文章なので、生成AIで下書きを作ると負担を減らせます。ただし、金額・期日・振込先などの事実は必ず請求書の原本で確認し、相手との関係に合わせて自分で仕上げることが大切です。

まずは次に送る請求書の送付メールを、この記事のプロンプト例で作ってみてください。確認して送った文面は、場面ごとのテンプレートとして保存しておきましょう。